Política de privacidad

Última actualización: 11 de octubre de 2026

En EA GROUP, LLC, haciendo negocios como Expert Accounting Group (“EA Group”), nos comprometemos a proteger la información personal que recibimos mediante Xpayroll.

Esta política explica cómo recopilamos, utilizamos, compartimos y protegemos la información de clientes, usuarios y empleados cuyos datos se procesan en la plataforma. Aplica al sitio web de Xpayroll, sus funciones de procesamiento de nómina y depósito directo, y las comunicaciones relacionadas con estos servicios.

1Información que recopilamos

Recopilamos la información necesaria para prestar los servicios contratados. Según las funciones utilizadas, esta puede incluir:

• Datos del cliente y sus usuarios: nombre, dirección, Employer ID number, correo electrónico, teléfono, información del negocio, identificación patronal y permisos de acceso.
• Datos de empleados: nombre, dirección, número de Seguro Social, información contributiva y otros datos necesarios para procesar su nómina.
• Información de nómina: salarios, horas trabajadas, licencias, beneficios, deducciones, retenciones, talonarios e historial de pagos.
• Información bancaria: números de cuenta y ruta, tipo de cuenta y autorizaciones necesarias para tramitar depósitos directos y débitos autorizados.
• Información técnica: dirección IP, tipo de dispositivo y navegador, registros de acceso y actividad necesaria para operar y proteger la plataforma.
• Comunicaciones: consultas, solicitudes de soporte y documentos enviados para atenderlas.

Podemos recibir esta información directamente del cliente, de sus usuarios autorizados, de los empleados que utilicen las funciones disponibles y de bancos o procesadores que confirmen el estado de las transacciones.

2Cómo utilizamos la información

Utilizamos la información para:

• Crear y administrar cuentas y permisos de acceso.
• Calcular y procesar nómina y generar talonarios y reportes.
• Tramitar depósitos directos y otros pagos expresamente autorizados.
• Preparar radicaciones o depósitos contributivos cuando esos servicios hayan sido contratados.
• Atender consultas y enviar avisos sobre pagos, cambios o incidentes del servicio.
• Detectar fraude, investigar errores y proteger la plataforma.
• Cumplir obligaciones legales y conservar evidencia de las operaciones.
• Evaluar y mejorar el funcionamiento del servicio, procurando utilizar datos agregados o des identificados cuando sea posible.

No utilizaremos datos bancarios, números de Seguro Social ni información individual de salarios para fines publicitarios.

Los mensajes promocionales se enviarán conforme a las preferencias y autorizaciones aplicables. El destinatario podrá solicitar dejar de recibirlos, sin afectar las comunicaciones necesarias para prestar el servicio.

3Información que compartimos

No vendemos ni alquilamos información personal de nómina. Podemos compartir la información necesaria con:

• Bancos y procesadores de pagos, para validar cuentas, tramitar transacciones y atender rechazos o devoluciones.
• Proveedores de tecnología y soporte, que nos asistan con alojamiento, mantenimiento, seguridad y operación del servicio.
• Agencias gubernamentales, para realizar gestiones contratadas o cumplir obligaciones legales.
• Personas autorizadas por el cliente, dentro de los permisos correspondientes.
• Autoridades u otros destinatarios, cuando exista una obligación legal válida o sea necesario para investigar fraude o proteger derechos, conforme a la ley.

Exigiremos a los proveedores que actúen por nuestra cuenta obligaciones de confidencialidad y protección de datos, y limitaremos su uso de la información a los servicios autorizados. Los bancos y otras entidades que actúen de manera independiente también pueden estar sujetos a sus propias obligaciones legales y políticas de privacidad.

4Responsabilidad del cliente como patrono

Cuando un patrono proporciona información de sus empleados, EA Group la procesa para prestar los servicios contratados y conforme a las instrucciones autorizadas del cliente, sin perjuicio de nuestras propias obligaciones legales.

El cliente deberá informar a sus empleados sobre el uso de sus datos en Xpayroll, obtener las autorizaciones exigidas y mantener la información correcta y actualizada.

5Protección de la información

Aplicaremos medidas administrativas, técnicas y físicas razonables para proteger la información contra acceso, uso, alteración o divulgación no autorizados. Estas deberán corresponder a la sensibilidad de los datos e incluir controles de acceso, protección de las transmisiones y procedimientos de respaldo y recuperación.

El acceso de nuestro personal y proveedores se limitará a quienes necesiten la información para realizar sus funciones.

Ningún sistema puede garantizar seguridad absoluta. Si identificamos un incidente que afecte información personal, lo investigaremos, tomaremos medidas para atenderlo y realizaremos las notificaciones que exija la ley.

Los usuarios también deberán proteger sus credenciales y reportar inmediatamente cualquier actividad sospechosa.

6Conservación y eliminación

Conservaremos la información durante el tiempo necesario para prestar el servicio, cumplir obligaciones laborales, contributivas y bancarias, atender reclamaciones y mantener registros de las operaciones.

Cancelar una cuenta no implica la eliminación inmediata de todos sus datos. Algunos registros deberán conservarse por requisitos legales o transacciones pendientes.

Cuando ya no sea necesario conservar la información, la eliminaremos de forma segura o la des identificaremos. Los datos presentes en respaldos permanecerán protegidos hasta su eliminación conforme al ciclo de conservación correspondiente.

7Solicitudes sobre su información

Puede comunicarse con nosotros para solicitar acceso o corrección de su información, consultar su uso o pedir su eliminación cuando proceda.

Antes de atender una solicitud, podremos verificar la identidad y autoridad del solicitante. Algunas solicitudes pueden estar limitadas por obligaciones legales, derechos de terceros o la necesidad de conservar registros.

Si usted es empleado de un cliente, las correcciones de salarios, horas, retenciones o datos laborales deben coordinarse inicialmente con su patrono. También puede contactarnos si tiene una inquietud sobre el tratamiento o la seguridad de sus datos.

Retirar una autorización puede impedir la prestación de determinadas funciones y no elimina obligaciones de conservación ni revierte transacciones ya procesadas.

8Cookies y tecnologías similares

Xpayroll puede utilizar cookies y tecnologías similares para mantener sesiones, recordar preferencias y proteger el acceso. Si se incorporan herramientas de análisis u otras cookies opcionales, informaremos su finalidad y ofreceremos las opciones de consentimiento que correspondan.

El usuario puede administrar las cookies mediante su navegador. Bloquear las necesarias para el funcionamiento puede afectar el acceso a la plataforma.

9Proveedores y enlaces externos

Si el servicio requiere que proveedores accedan a información desde otras jurisdicciones, exigiremos las medidas de protección correspondientes e informaremos ese tratamiento conforme a los requisitos aplicables.

Los enlaces a sitios externos están sujetos a las políticas de sus respectivos operadores. Esta política no regula la información que usted entregue directamente a esos sitios.

10Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política para reflejar cambios en el servicio, nuestras prácticas o los requisitos legales.

Publicaremos la versión vigente con su fecha de actualización y notificaremos los cambios materiales mediante la plataforma o el correo registrado. Cuando un nuevo uso de la información requiera autorización, la solicitaremos antes de realizarlo.

11Contáctenos

Para consultas sobre privacidad, solicitudes relacionadas con sus datos o reportes de posibles incidentes:

EA GROUP, LLC
Plataforma: Xpayroll
Correo electrónico: info@xpayroll.net
Teléfono: 787-736-5020

Por su seguridad, no envíe contraseñas, códigos de verificación, números completos de Seguro Social ni datos bancarios completos por correo electrónico. Le indicaremos un canal adecuado cuando esa información sea necesaria.